在香港經營企業，由于香港法例原因，香港企業需要妥善保管公司內部文件至少七年，如此一來，當達到保存時限后，企業往往會堆積一大堆公司內部文件，要如何理這些文件？直接扔掉就算？這是一種對企業及客戶都是非常不負責任的行爲。企業的內部資料包括了企業自身的和來往客戶的機密信息，如果信息被泄露的話，將會有可能對企業自身及其客戶造成無法估量的損失。負責的企業會選擇將文件安全銷毀。
有那些類型的文件需要做銷毀處理?
根據我們的經驗，我們建議需要做銷毀處理的文件類型通常有以下几種
- 客戶名單
- 稅務會計資料
- 企業營運報表
- 銷貨交易發票
- 信用卡帳單
- 企業員工資料
- 醫療紀錄
- 產品設計圖
- 法律文件
那麼公司內部文件銷毀有些什麼辦法？通常有以下三種法
1、企業自購設備自行銷毀
一般辦公室的碎紙機價格也不貴，几千元就有。因此企業自行採購碎紙機的方法最爲常見，它可以隨時進行銷毀，量少的話，這種方式最適合。但如果量大的話，這種方式幷不可取，因爲几千元的碎紙機幷不能長時間工作，而且碎紙速度也慢，大量文件銷毀的話會消耗公司大量的時間成本及人力成本，而採購大型碎紙機更是一筆不少的花費。
2、企業將文件直接送到廢紙回收站
將機密文件交送給廢紙回收商處理，這種方法最節省成本，但安全性卻是最差的一種，試想文件存放在一個開放的空間，得不到任何的管控與監督。人人都可以隨手閱讀，保密性無法保證。我們幷不推薦這種做法。
3、委託專業的文件銷毀公司處理
將機密文件委託給專業的文件銷毀服務公司處理，這方法是目前比較流行的方法，這類型的公司會提供較爲專業嚴密的銷毀流程。除了確保場地及人員管控外，銷毀過程全程監控，銷毀完成后還能提供圖片、視頻等信息給客戶存檔。能滿足大部份企業對文件銷毀的需求。
銷毀流程是企業日常作業時容易疏忽的一環，以上三種方式僅供參考文件。
公司內部文件銷毀處理方法
