在香港經營企業,由于香港法例原因,香港企業需要妥善保管公司內部文件至少七年,如此一來,當達到保存時限后,企業往往會堆積一大堆公司內部文件,要如何理這些文件?直接扔掉就算?這是一種對企業及客戶都是非常不負責任的行爲。企業的內部資料包括了企業自身的和來往客戶的機密信息,如果信息被泄露的話,將會有可能對企業自身及其客戶造成無法估量的損失。負責的企業會選擇將文件安全銷毀。

公司內部文件銷毀處理方法

有那些類型的文件需要做銷毀處理?

根據我們的經驗,我們建議需要做銷毀處理的文件類型通常有以下几種

  • 客戶名單
  • 稅務會計資料
  • 企業營運報表
  • 銷貨交易發票
  • 信用卡帳單
  • 企業員工資料
  • 醫療紀錄
  • 產品設計圖
  • 法律文件

那麼公司內部文件銷毀有些什麼辦法?通常有以下三種法

1、企業自購設備自行銷毀
企業自購設備自行銷毀
一般辦公室的碎紙機價格也不貴,几千元就有。因此企業自行採購碎紙機的方法最爲常見,它可以隨時進行銷毀,量少的話,這種方式最適合。但如果量大的話,這種方式幷不可取,因爲几千元的碎紙機幷不能長時間工作,而且碎紙速度也慢,大量文件銷毀的話會消耗公司大量的時間成本及人力成本,而採購大型碎紙機更是一筆不少的花費。

2、企業將文件直接送到廢紙回收站
企業將文件直接送到廢紙回收站
將機密文件交送給廢紙回收商處理,這種方法最節省成本,但安全性卻是最差的一種,試想文件存放在一個開放的空間,得不到任何的管控與監督。人人都可以隨手閱讀,保密性無法保證。我們幷不推薦這種做法。

3、委託專業的文件銷毀公司處理
委託專業的文件銷毀公司處理

將機密文件委託給專業的文件銷毀服務公司處理,這方法是目前比較流行的方法,這類型的公司會提供較爲專業嚴密的銷毀流程。除了確保場地及人員管控外,銷毀過程全程監控,銷毀完成后還能提供圖片、視頻等信息給客戶存檔。能滿足大部份企業對文件銷毀的需求。

銷毀流程是企業日常作業時容易疏忽的一環,以上三種方式僅供參考文件。

公司內部文件銷毀處理方法
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